Most of my articles are written in English but this topic is more or less focussed on German businesses so I’ll do this write-up in German.
Für das WordPress-Plug-in Next Active Directory Integration bieten wir als virtuelle Dienstleistung eine Support-Lizenz in diversen Stufen an. Die Bezahlung der Dienstleistung erfolgt dabei über PayPal, im Backend erfolgt die Verwaltung und der Verkauf über WooCommerce.
Rechtliche Bestimmungen und Regeln
Am einfachsten ist hier der Gang zum Steuerbüro, die für uns zuständige IHK war diesbezüglich wenig hilfreich. Die folgenden Infos kommen direkt vom Steuerbüro:
- Der Kunde benötigt die Rechnung in einem Format wie z. B. PDF. Dieses muss die allgemeinen Unternehmensdaten (Anschrift, Bankverbindung und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Verkäufers enthalten, sowie – falls vorhanden – die VAT-ID des Käufers.
- Beim Kauf von Software durch Unternehmen mit Sitz in der EU braucht keine 19% USt ausgewiesen werden. Stattdessen muss der Hinweis “reverse charge” auf der Rechnung hinterlegt sein.
- Für Verkäufe an Privatpersonen innerhalb der EU (was für uns nicht zutrifft), muss bis € 10.000,00 die 19% USt ausgewiesen werden. Alles darüber bedingt eine Registrierung im Ausland.
- Für Verkäufe außerhalb der EU (z. B. USA, Kanada, Australien) wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
Die wichtigste Tatsache ist tatsächlich, dass der Verkauf von reinen digitalen Produkten oder Dienstleistungen im B2B-Bereich nicht mit der Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss. Dazu die folgende Übersicht:
| Zielland | Steuer | Hinweise |
|---|---|---|
| Deutschland | keine | MwSt; In WooCommerce sollte die VAT-ID trotzdem abgefragt werden |
| Europäisches Inland, z. B. Niederlande | keine | VAT-ID wird benötigt |
| Europäisches Ausland, z. B. USA | keine | VAT-ID kann nicht abgefragt werden |
| Großbritannien bis 31.12.2020 | keine | VAT-ID wird benötigt |
| Großbritannien ab 1.1.2021 | keine | UK VAT-ID wird benötigt; die Registrierung für eine HMRC VAT ist nicht notwendig, wenn es sich um reines B2B mit digitalen Produkten handelt. Weiterhin ist in dem Fall der Hinweise reverse charge: customer to account for VAT to HMRC auf der Rechnung notwendig. Der Käufer kümmert sich dann um die Abgabe der Steuern |
Plug-ins
Das wichtigste WordPress-Plug-in für einen deutschen WooCommerce-Shop ist mit Sicherheit Germanized for WooCommerce. Es nimmt einen einen Großteil der rechtlichen Anforderungen ab.
Konfiguration
Rechnungen als PDF
Mit Hilfe von Germanized kann unter WooCommerce > Settings > Germanized > Invoices & Packaging Slips die PDF-Rechnung definiert werden. Der Menüpunkt PDF von Germanized ist nicht für die PDF-Rechnung sondern für AGBs usw. zuständig.
Sobald WooCommerce eine Rechnung generiert, wird unser Firmen-Briefpapier als Vorlage genommen. Zusätzliche Texte werde mit unserer Firmenschriftart gerendert:
Da wir nur an Unternehmen verkaufen, schreiben wir die Information zur Reverse Charge-Regel direkt am Ende der generierten PDF. Zwar existiert auch der Shortcode render_reverse, diesen haben wir aber bewusst weggelassen.
Rechnungen an E-Mails anhängen
In unserem Workflow haben wir unter WooCommerce > Settings > Emails > Customer invoice aktiviert. Die versendete Rechnungen erhalten wir ebenfalls, so dass das Steuerbüro dieses für die Buchhaltung nutzen kann:
Außerdem muss unter WooCommerce > Settings > Germanized > General Options > Invoices die Option Enable PDF invoices aktiviert werden – ansonsten hat die E-Mail-Konfiguration keine Auswirkung.
VAT-Konfiguration
Um sicherzustellen, dass innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten die Software kaufen, ist der Shop so konfiguriert, dass die VAT ID kontrolliert wird. Die VAT ist letztendlich nichts Anderes als die Umsatzsteuernummer des Unternehmens. In Deutschland ist die VAT ID die Unternehmenssteuer-ID, in Österreich beispielsweise die AUT. In Germanzied wird die VAT-relevante Konfiguration unter WooCommerce > Settings > Germanized > Taxes vorgenommen.
Mit Hilfe der Option VAT Check wird über einen Webservice der EU die VAT-ID von EU-ansässigen Kunden überprüft. Kunden außerhalb der EU bekommen dieses Feld nicht zu sehen, es wird anhand der Landes des Unternehmens angezeigt bzw. versteckt. Falls der VAT Check aktiviert ist, kann die VAT angegeben werden.
Hier ist außerdem wichtig, dass auf Seiten des Servers das PHP-Modul php-soap aktiviert ist. Ansonsten erscheint beim Bezahlvorgang ein Spinner über den gekauften Produkten und der Request schlägt mit SoapClient is required to enable VAT validation fehl.
Da wir nur an B2B-Kunden verkaufen, nutzen wir die Option VAT ID field shall be mandatory. Damit muss die VAT für EU-ansässige Kunden angegeben werden. Zusätzlich haben wir die Option Base Country aktiviert, so dass nur B2B-Kunden einkaufen können.
Ob wir dies in Zukunft so beibehalten ist zu sehen, da wir damit Länder und Kommunen vom Kauf ausschließen.
Problematisch wird es, wenn die steuerlichen Änderungen erst nach bereits vorhandenen Bestellungen oder Subscriptions durchgeführt werden. Bisherige Subscriptions wirken sich natürlich nicht auf die steuerlichen Änderungen aus. Somit wird beispielsweise die VAT falsch berechnet, wenn der ursprüngliche Kunde keine VAT-ID bzw. Umsatzsteuer-ID hinterlegt hat. Hier hilft eigentlich nur, alle innereuropäischen Kunden manuell zu überprüfen und die fehlenden Daten zu hinterlegen.
Falls ein WooCommerce-Shop digitale und nicht-digitale Produkte verkauft, muss die Option Virtual Products B2B ausgewählt werden. Nicht-digitale Produkte werden mit Steuer ausgewiesen. Wir brauchen dies nicht.
Texte
- Wir weisen daraufhin, dass wir nur B2B-Geschäfte innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten tätigen.
- Für den Verkauf in die USA informieren wir darüber, dass wir das Formular W-8BEN-E auf Anfrage bereitstellen.
Verkauf an US-Regierungseinrichtungen & Formular W8 / W-8BEN-E
US-Regierungseinrichtungen benötigen das Formular W-8-Formular für die Angabe der Steuer. Ob und wie das auch nicht-Regierungsbehörden benötigt wird, kann ich nicht sagen.
Für unseren konkreten Fall wird das Formular W-8BEN-E benötigt, da wir eine GmbH sind. Das Ausfüllen des Formulars ist an sich einfach:
Part I
- Name des Unternehmens
- Unternehmenssitz (Germany)
- Leer lassen
- Chapter 3 Status ist in unserem Fall Corporation
- Chapter 4 Status ist in unserem Fall Active NFFE – was für Non-Financial Foreign Entity steht
- Anschrift
- In unserem Fall leer lassen
- Leer lassen, da wir keine TIN besitzen
- b) wählen und die USt-ID des Unternehmens eintragen
Part II
11. Chapter 4 Status ist in unserem Fall Branch treated as nonparticipating FFI
12. Adresse der Bank
13. Leer lassen
Part XXX
Name und Unterschrift des Geschäftsführers drunter und Stempel drauf.
